Vous avez accouché de votre entreprise, félicitations, c’est un bon début !
Créer son entreprise ressemble beaucoup à l’accouchement d’un bébé. C’est l’aboutissement d’une grossesse qui a commencé il y a plusieurs mois avec une grande envie, voire du plaisir ? et un projet de vie sur la durée.
Comme de jeunes parents, vous avez essayé de penser à tout :
- A sa chambre : Les locaux éventuels dont on aura besoin et qu’il faudra équiper
- Au trousseau du petit : tout ce dont la jeune entreprise aura besoin pour vivre, un compte bancaire, du matériel informatique, un véhicule, éventuellement des marchandises et divers outils et machines
- A l’’inscrire à l’Etat Civil : choisir une forme juridique d’entreprise et peut-être l’inscrire au Registre du Commerce, puis ensuite l’affilier à l’AVS, peut-être à la TVA. Bref pas mal de démarches officielles pour que cette jeune pousse prenne racine et puisse se développer
- A bien le nourrir : rapidement, il faudra se préoccuper de bien l’alimenter en apportant du CA et surtout de la marge pour qu’elle ne soit pas rachitique
Cette période de la vie de votre entreprise est souvent très gratifiante et heureuse. Tout est à construire selon vos ressources et votre envie. Vous en êtes sûr : elle va grandir et sera votre fierté. Je vous le souhaite.
Puis la réalité du quotidien prend le dessus
Mais voilà, cette période gratifiante, voire euphorisante cède rapidement le pas à la vie quotidienne avec les grandes et petites tâches parfois peu engageantes. Après la création, vient inévitablement la gestion au quotidien de votre entreprise et là il faut organiser sa nouvelle vie et parfois demander de l’aide pour faire face à ces
nouveaux défis.
Il peut y avoir des départs foudroyants, des conquêtes rapides, mais si la logistique (une gestion efficiente) ne suit pas comme Napoléon en guerre avec la Russie, alors cela peut tourner à la Bérézina !
Bref, vous m’avez compris : il faut consolider tout cela pour que cela dure et tienne le coup.
En créant votre entreprise, vous en avez pris peut-être pour 20 ans ! Moi j’en suis à plus de 15 et j’ai encore quelques belles années ?
Une gestion efficiente est la clé pour durer et gagner sa vie
Un chef d’entreprise, surtout lorsqu’il commence, doit par nécessité être au four et au moulin.Il devra s’occuper de la gestion du moulin, l’entretenir, bref s’en occuper pour pouvoir fournir la farine à son four et nourrir ses clients.
Certains sont naturellement de bons boulangers, font de bons produits et savent bien les vendre, mais ne s’intéressent pas vraiment à la gestion de leur entreprise ou juste ce qu’il faut pour que le moulin ne s’arrête pas.
Quelques-uns vont même reconnaître qu’ils ne sont pas bons dans la gestion ou plus souvent qu’ils n’ont pas le temps et qu’ils verront plus tard.
Parfois plus tard devient trop tard quand les clients tardent à payer parce que l’on ne les suit pas d’assez près, ou lors d’un contrôle AVS, fiscal ou TVA parce que l’on n’a pas fait les choses à temps et surtout parce que l’on pensait à tort que tout était sur les rails et qu’il suffisait de presser sur la pédale des gaz.
Mais une chose est sûre : cette gestion est indispensable pour développer votre entreprise, mais elle est foncièrement non-productive de CA et va manger beaucoup de votre temps et de votre énergie.
Pourquoi ne pas vous faire aider dans votre gestion administrative ?
Cela peut être souhaitable pour vous décharger de certaines ou de toutes les tâches administratives et ainsi vous consacrer davantage à vos clients et au développement de son CA ou obligatoire parce que vous résidez hors de Suisse.
Comment je peux vous aider
Voilà plus de 10 ans que je suis administrateur de sociétés et prend en charge pour mes clients tous les aspects de la gestion administrative de leur société. Pour cette gestion, je suis leur gérant administratif et assume in fine la responsabilité. Ils en sont les propriétaires et le gérant président, le boss. Je suis alors intégré dans leur société et peut engager la société par ma signature.
Pour d’autres, je les assiste au début dans les diverses démarches obligatoires ou nécessaires pour qu’ils partent sur de bonnes bases et ponctuellement par la suite.
Si nous leur faisons la comptabilité, nous pouvons aussi en plus nous occuper de la gestion des salaires, des décomptes de charges sociales, de l’impôt à la source. Mais avec eux, je ne suis pas intégré dans leur société et ne dispose pas de signature.
C’est vous qui décidez de notre niveau d’intervention dans votre gestion administrative.
Si vous démarrez votre entreprise, voilà ce que nous pouvons faire :
- Ouvertures des comptes de la société, demande de cartes de débit direct ou/et cartes de crédit
- Affiliation de la société à l’AVS et si nécessaire affiliation de salariés
- Si nécessaire, demande des allocations familiales
- Mise en place des assurances de l’entreprise (Assurances accident, perte de gain maladie, 2e pilier, RC, Choses, véhicule etc.)
- Si nécessaire, affiliation à la TVA
- Si nécessaire, déclaration au service des contributions cantonal pour l’imposition à la source des salariés soumis.
Ensuite, voilà ce que vous pouvez attendre de nous
Quelques exemples de ce nous pouvons faire pour vous sur la durée :
Factures à payer par votre entreprise
A la fin du mois ou chaque semaine si votre volume d’activité le justifie, nous checkons toutes les factures à payer et les scannons. Nous vous faisons un rapport avec leur intitulé, les montants et les échéances. Nous attendons vos instructions pour leur paiement, puis nous passons directement les ordres à votre banque en respectant les échéances. Nous vous envoyons le récapitulatif des ordres passés.
Factures à payer par vos clients
A la fin du mois, nous checkons vos factures émises et vérifions leur paiement (c’est le suivi des débiteurs). Passé un délai que vous nous avez fixé, nous faisons les rappels d’usage. Passé le 2e rappel, nous appelons le client pour l’enjoindre à payer rapidement. Sur vos instructions, nous préparons les documents pour le mettre en poursuite.
Demande de permis de travail
Si vous ou un salarié a besoin d’un permis G (frontalier) ou B (résident étranger), nous nous occupons des démarches.
Décomptes TVA
Si votre entreprise est affiliée à la TVA, nous établissons les décomptes tous les trois mois (si décompte détaillé) ou six mois (si décompte simplifié) et nous vous les envoyons pour signature. Nous préparons l’ordre de paiement.
Formulaires et décomptes périodiques
Si vous êtes salarié ou avez du personnel, nous préparons les décomptes annuels de salaires à l’AVS, la LAA, la perte de gain maladie et le 2e pilier. Si vous avez des salariés soumis à l’impôt à la source, nous préparons les décomptes.
Si ce n’est pas déjà fait, nous élaborons la fiche mensuelle de salaire et en fin d’année nous éditons le certificat de salaire annuel.
Nous annonçons aux diverses assurances l’entrée ou la sortie d’un salarié.
Gestion de votre portefeuille d’assurances
Comme nous sommes courtiers en assurance non lié (enregistré à la FINMA), nous sommes qualifiés pour mettre en place les assurances, analyser vos contrats d’assurances existants, surveiller les échéances, vous faire de nouvelles offres plus avantageuses et traiter avec les compagnies.
Comptabilité et déclaration fiscale
Nous passons les écritures, bouclons les comptes, éditons les profits et pertes, le bilan, le journal des écritures et faisons la déclaration fiscale de la société.
Rédiger divers documents
Nous pouvons vous élaborer les documents suivants :
- Contrat de travail, de mandat, de prêt, procuration etc.
- Si vous êtes en SA ou Sàrl, le PV d’assemblée annuel
- En cas de modifications légères de votre société (entrée/sortie d’un associé/actionnaire, nomination d’un nouveau gérant/administrateur), nous rédigeons les documents officiels.
- En cas de modification des statuts de votre société, nous nous occupons de toutes les démarches en coordination avec notre notaire qui pratique des tarifs préférentiels avec nos clients.
Deux niveaux d’engagement à vos côtés
1 – Assistance administrative
Vous avez besoin d’assistance pour la gestion administrative, mais nous n’avons pas la signature sur la société. Vous nous déléguez une partie de la gestion, nous préparons les documents nécessaires, vous les signez et les envoyez:
2 – Administration complète
Nous sommes gérant ou administrateur tiers dans votre société, alors nous prenons en charge toute la gestion administrative:
