Pas d’obligation de recourir à une fiduciaire
En Suisse, un chef d’entreprise n’a aucune obligation de recourir à une fiduciaire ou à un comptable diplômé pour faire sa comptabilité. Il peut, s’il le veut et le peut la faire lui-même ou par un employé de son entreprise.
Une comptabilité commerciale ou juste un tableau avec les entrées et sorties ?
J’appelle cela le « cahier du lait », un petit cahier que nos grands-mères de la campagne avaient sur elles pour noter leurs dépenses, mais aussi leurs ventes de lait, d’œufs et d’autres produits de la ferme, une sorte de petite compta sommaire.
Aujourd’hui, on parlera plutôt d’un tableur avec une colonne dépenses et une colonne CA.
Deux leçons apprises au prix fort !
Quand je suis devenu indépendant il y a bien des années, j’ai fait mon petit tableau avec mon CA, mes dépenses, rempli ma déclaration fiscale et envoyé le tout au fisc. J’étais assez fier de moi.
Quelques temps plus tard, je reçus ma taxation qui avait singulièrement corrigé ma prévision de bénéfice. Le taxateur avait pris la peine de me faire une note pour m’expliquer les raisons de cette taxation. Sympa.
Il m’expliquait que je ne pouvais pas passer mon achat d’un ordinateur (coûteux à cette époque) dans mes dépenses, mais que je devais comptabiliser les actifs séparément et que je devais amortir sur plusieurs années cet achat avec un pourcentage maximum autorisé. Il m’encourageait à passer à une comptabilité commerciale.
Je venais de découvrir qu’acheter un bien n’est pas faire une dépense comme pour des frais de fonctionnement et que cela ne diminue pas le bénéfice.
Ma première leçon de compta par un taxateur. Faut le faire ????
Dès l’année suivante, j’achetai un logiciel compta et passais ma compta tout seul … péniblement. J’avais déjà une Sàrl et là je me suis dit que c’était certainement plus compliqué et que j’avais besoin d’une fiduciaire.
Résultat : mon premier et dernier contrôle fiscal … j’espère !
Des frais avaient été passés des deux côtés par moi dans ma petite compta et par la fiduciaire dans celle de la Sàrl. Le taxateur avait croisé ma déclaration fiscale et celle de la Sàrl et avais soupçonné des frais communs. La fiduciaire n’avait pas demandé mes comptes d’indépendant et avait chargé de frais forfaitaires ma Sàrl. Cela me coûta CHF 3’000.- d’impôts supplémentaires et plus de CHF 2’500.- facturé par la fiduciaire pour ce simple contrôle réglé en moins d’une heure. Wouah !
Ma seconde leçon de compta … et ma première sur la pratique des fiduciaires ayant pignon sur rue.
Un peu cher, mais une expérience très utile qui m’a conduite à faire deux constats :
1er constat : même si ce n’est pas obligatoire, il est nécessaire de passer une comptabilité commerciale
Oui, je sais : un indépendant qui fait moins de CHF 100’000.- de CA sur une année n’a pas l’obligation de faire une comptabilité commerciale. C’est la loi.
OK, je m’incline. Juste deux petites questions encore comme dirait, avant de s’en aller, le célèbre inspecteur Columbo :
- Dans votre tableau, comment allez-vous passer les actifs (le stock de marchandises, le mobilier, l’informatique, un véhicule peut-être et leurs amortissements) et les passifs (vos éventuelles dettes) ?
- Dans votre tableau, comment allez vous passez les factures que vos clients paient juste au début de l’année suivante (débiteurs) ou votre abonnement de natel facturé en janvier pour le mois de décembre (créanciers) ? Et il y a encore les actifs (les acomptes de vos clients par exemple) et passifs transitoires (une charge AVS pour l’année précédente) ! Ces écritures très importantes impactent directement le bénéfice ou la perte.
Alors, oui si vous vendez les fruits de votre verger au marché local sur une table qui vous appartient et pour cet emplacement vous ne payez qu’une petite taxe, un simple tableau suffira. Il n’y a que du cash encaissé et des dépenses immédiates. Un « cahier du lait » fera parfaitement l’affaire.
Mais pour une activité commerciale, disons plus intense et plus durable, il sera nécessaire de passer à une comptabilité commerciale pour une excellente raison : Vous ne pourrez pas sans cela connaître exactement votre revenu fiscal et soumis à cotisations AVS.
Pour une Sàrl ou une SA, vous n’y couperez pas : c’est obligatoire !
Ah cet inspecteur Colombo, quelle purge !
Allez-vous la passer vous-même ou allez-vous la faire faire ?
Passer une comptabilité commerciale nécessite un logiciel compta, un coût de quelques centaines de francs. Ensuite, vous devrez franchir deux étapes :
1. Passer les écritures
Il faudra passer les écritures en partie double : d’un côté un compte débit, d’un autre un compte crédit et choisir les comptes à partir d’un plan comptable. C’est le travail de base qui exige un peu de technique. En fait la partie la plus facile.
2. Faire le bouclement
Toutes les écritures sont passées, il faut passer au bouclement et là c’est plus corsé. D’abord passer les transitoires (les débiteurs, les actifs et passifs transitoires, les créanciers), contrôler la TVA si vous êtes affilié, les salaires, les frais ainsi que leur proportion avec le CA, faire les amortissements etc. C’est davantage un art de l’équilibre et des proportions qu’une technique. Il y a de la réflexion et de l’analyse basée sur ce que la loi prescrit et surtout sur l’appréciation personnelle du taxateur.
2e constat : passer une compta, finalement pas si facile que cela
Passer une compta n’est pas seulement un geste technique, c’est surtout apporter un regard critique sur le fonctionnement de l’entreprise, la manière de gagner de l’argent et dégager une marge et surtout de le dépenser (le fisc y est très attentif), détecter des erreurs à la suite de microdécisions banales et peu réfléchies prises en cours d’exercice et dont les conséquences peuvent être plus ou moins graves lors du bouclement. En tout cas c’est mon expérience avec mes clients depuis plus de 10 ans.
A mon sens, rien ne vaut un regard extérieur et objectif pour optimiser votre gestion, corriger certaines décisions et aller de l’avant sans mettre un squelette dans le placard qui sortira à la première question un peu incisive de l’AVS, de la TVA ou du fisc cantonal.
Encore quelques petites questions
- Avez-vous la compétence pour passer complètement votre compta, non seulement les écritures, mais aussi faire le bouclement ?
- Avez-vous le temps de le faire ?
- Avez-vous envie de le faire ?
Ah ce Colombo, qu’est-ce qu’il est énervant ????
Comment je peux vous aider
Mon expérience avec ma fiduciaire fut coûteuse, mais éclairante. J’avais convenu d’un forfait par exercice. Elle tint promesse et me le factura quand je reçus les comptes. 6 mois après, elle me factura des prestations « hors forfait » doublant ainsi le prix et me factura en plus encore son intervention pour le contrôle fiscal. Génial ! L’année suivante, elle recommença avec ses frais « hors forfait ». J’avais compris que nous n’avions pas la même conception du mot « forfait ».
C’est à la suite de cette expérience « riche » que je mis en place un service comptable dans ma société pour mes clients que j’accompagnai dans la création de leur entreprise.
Les principes simples de ma facturation
- Un forfait (un vrai = fixe) de base qui prend en compte des facteurs objectifs : indépendant ou société, avec ou sans salarié, affilié TVA ou pas.
- Un prix pour chaque écriture effectivement passée.
Il y a donc un forfait invariable et une part variable, le nombre d’écritures passées. Le client comprend très bien qu’un compta de 700 écritures coûte plus cher qu’une compta de 200 écritures. La facturation n’est pas liée au temps passé, difficile à vérifier pour le client.
Sur chaque mandat, je prends donc un risque financier (les comptas sont rarement faciles, certaines sont vraiment pénibles), mais le client sait que les coûts ne vont pas exploser et seront dans une fourchette fiable fixée à l’avance. Pas de mauvaise surprise à la fin … ou 6 mois après ! Cela explique pourquoi, je n’ai aucune difficulté à me faire payer. Les critères de facturation sont objectifs et vérifiables par le client.